Logiciel Incubatis Premium
‘’ Faites de votre Système d’Information de Gestion (SIG) un levier de votre performance et devenez plus efficace et compétitif grâce à notre solution Incubatis Premium’’
Solution développée spécifiquement pour les Incubateurs, Pépinières et Hôtels d’Entreprise (IPHE)
Pour un Incubateur, Pépinière ou Hôtel d’Entreprise (IPHE), disposer d’un système d’information adapté et fiable est une condition incontournable pour fournir à ses clients les services adéquats, assurer la gestion de ses activités d’une manière efficiente et garantir une croissance organisée. Un IPHE est d’abord une organisation qui produit et consomme de l’information en permanence, en grand volume. En tant qu’IPHE, ne pas y répondre ou mal y répondre, est préjudiciable à votre organisation. C’est pourquoi, nous vous proposons Incubatis Premium, la solution de gestion des IPHE qui couvre la totalité des activités des IPHE de manière intégrée. Il vise ainsi à répondre à la plupart des préoccupations de gestion des IPHE.
Incubatis Premium est conçu en correspondance étroite avec l’analyse du processus de l’activité des IPHE.
Bénéfices apportés par Incubatis Premium aux Incubateurs, Pépinières et Hôtels d’Entreprise (IPHE)
Gains pour l’organisation et la productivité
- Un gain de temps appréciable : l’automatisation du traitement des données élimine de facto les tâches sans valeur ajoutée comme les transcriptions manuelles ou les saisies multiples d’une même donnée dans différentes applications ; elle permet des calculs rapides et fréquents qui n’étaient souvent possibles qu’une fois par année, comme l’établissement du bilan comptable. Le temps ainsi gagné en automatisation de traitements pourra être utilisé pour se consacrer à des tâches plus utiles.
- Une nouvelle flexibilité pour la facturation des prestations : de nouvelles possibilités s’ouvrent à votre organisation, comme l’offre de nouvelles prestations dont la facturation.
- Une meilleure qualité de service pour les clients, qui voient ainsi leurs demandes traitées plus rapidement, un accès plus rapide à l’information et des services mieux adaptés.
L’apport d’une nouvelle richesse d’information
- Une richesse d’information pour une meilleure gestion de votre organisation : l’informatisation permet de produire une profusion d’informations qui, lorsqu’elles sont exploitées, permettent de mieux orienter les décisions de gestion et de mieux maîtriser les risques encourus par votre organisation. Ainsi au travers d’analyses désormais possibles, votre organisation pourra mieux évaluer les performances et mieux anticiper les crises.
- Une amélioration de la qualité de la communication des résultats : des rapports fiables et standardisés permettent à votre organisation de mieux respecter les normes comptables et réglementaires, et l’exigence de transparence de ses partenaires.
- Le partage de pratiques communes à tout le personnel de votre organisation : Incubatis Premium favorise l’alignement de tout le personnel de votre organisation sur des pratiques standardisées. Incubatis Premium permet d’avoir ainsi un effet structurant de votre organisation par la proposition de pratiques standard.
L’apport de sécurité
- Une amélioration sensible de la fiabilité des données : la saisie de données sur des canevas précis, dotés de contrôles automatiques de cohérence, l’élimination des transcriptions multiples et manuelles, et l’automatisation des calculs, tout cela permet de réduire le taux d’erreurs de manière significative.
- La sécurité des transactions, particulièrement au niveau de la réduction des erreurs et de la prévention des fraudes est grandement améliorée grâce notamment à la standardisation des traitements qui ne pourront plus être variés, à la traçabilité des opérations (qui a fait quoi et à quel moment).
Richesse fonctionnelle de haut niveau
Incubatis Premium couvre la totalité des activités des IPHE de manière intégrée. Cette solution prend en compte la contrainte de la capacité de s’adapter à des contextes très diversifiés.
- Incubatis Premium est capable d’intégrer les pratiques et les règles de votre organisation le plus complètement possible.
- Incubatis Premium prend en charge la gestion des processus métier, au cœur de l’activité de votre organisation (données sur les clients, facturations des prestations, contrats, etc.).
- Incubatis Premium permet de tarifer vos services en parts fixe et variable selon la prestation, en fonction des données variables de votre choix (nombre, taille, volume).
- Incubatis Premium gère aussi des processus support relatifs à la comptabilité générale.
- Incubatis Premium permet ainsi la gestion d’un grand nombre de processus de façon intégrée partageant ainsi la même base de données.
Incubatis Premium gère les fonctions les plus importantes d’un S.I. pour les IPHE :
- Fonction Porteur : pour gérer les informations administratives et les relations avec la clientèle et disposer d’une vue d’ensemble sur la situation d’un porteur (comptes, projets, programme d’accompagnement).
- Fonction Collaborateur : pour gérer les informations administratives et les relations avec les collaborateurs extérieurs et disposer d’une vue d’ensemble sur la compétence d’un collaborateur.
- Fonction Partenaire : pour gérer les informations administratives et les relations avec les partenaires.
- Fonction Hébergements : pour la gestion des hébergements.
- Fonction Pré-incubation : pour la gestion du cycle de vie de l’étape de pré-incubation et les comités d’engagement organisés pour la sélection des incubés.
- Fonction Incubation : pour la gestion du cycle de vie de l’étape d’incubation (projets, services offerts en prestation, événements organisés en faveur des porteurs, accompagnements des porteurs et la gestion des programmes d’accompagnement, facturations des prestations de service aux porteurs et leurs règlements, levées de fonds , créations d’entreprise).
- Fonction Comptabilité : pour la gestion de la comptabilité générale (et parfois analytique) ainsi que pour la production des états financiers.
- Fonction Finances : pour la gestion des ressources financières et des comptes bancaires de votre organisation.
- Fonction Reporting et analyse des données : pour la production des indicateurs de performances, ratios, et rapports pour votre organisation et à l’intention de ses partenaires dont le cas échéant les autorités de tutelle.
Fonction Habilitation et Sécurité : pour la définition des profils des utilisateurs (droit d’accès aux différents modules du système, niveau d’autorisation pour engager les opérations selon le montant ou le produit, autorisation d’exploitation des données, de modification du paramétrage, …).
Flexibilité et évolutivité grâce au puissant paramétrage du système
Les possibilités de paramétrage d’Incubatis Premium constituent la clé de la flexibilité du logiciel et de sa capacité à s’adapter aux besoins de votre organisation. C’est cette capacité qui vous permet de tailler le logiciel selon vos propres besoins ; c’est-à-dire par exemples pouvoir définir les règles de vos prestations, la structure de votre plan comptable, la nomenclature de numérotation des porteurs, les schémas de comptabilisation des opérations, selon vos propres pratiques. Le paramétrage de Incubatis Premium (appelé aussi configuration du logiciel) s’effectue lors de sa mise en place, mais également par la suite pour l’adapter de manière continue aux évolutions de votre organisation.
Incubatis Premium présente entre autres, les options de paramétrage suivantes :
- Plan Comptable : vous pouvez structurer, selon votre choix, les niveaux du plan comptable et choisir le format et la numérotation des comptes.
- Schémas Comptables : vous pouvez les comptes comptables qui seront mouvementés pour chaque type d’opération.
- Numérotation des porteurs et de leurs comptes : vous pouvez définir la structure des numéros des porteurs et de leurs comptes.
- Services : vous pouvez créer et modifier des services en définissant les caractéristiques et règles qui y sont associées (tarifs, conditions,…).
- Habilitations : vous pouvez spécifier les fonctions auxquelles chaque agent de votre organisation a droit d’accéder.
Tables utilitaires : pouvoir définir une série de tables diverses contenant les codes les plus usités dans le logiciel, tels que les secteurs d’activités, les différents statuts civils des porteurs, etc.
Système Intégré avec des implications fonctionnelles bénéfiques
Incubatis Premium est un « système intégré », c’est-à-dire un système dont les différents composants partagent et travaillent sur les mêmes données ; ceci permet ainsi d’éviter les saisies multiples dans chaque composant du système ou les copies entre un module ou logiciel et un autre, avec les inévitables erreurs de transcription et travail redondant. Il s’agit donc de capacités techniques qui ont des implications fonctionnelles bénéfiques :
- Pour chaque facturation enregistrée, les écritures comptables sont générées et imputées automatiquement en comptabilité.
- Connaître instantanément la situation d’ensemble d’un porteur.
Suivre les indicateurs, généralement calculés à partir de données provenant de différents modules, de manière continue.
Projet type et clé en main
Incubatis Premium est destiné à l’ensemble des entreprises et organisations gouvernementales, quel que soit le secteur d’activité.
Incubatis Premium est une application native à installer directement sur son ordinateur et disponible en « pack » prêt à installer et à paramétrer.
Nous assurons un démarrage personnalisé, confortable et rapide à tous nos clients.
Nous avons établi des packs de démarrage en fonction de la taille de l’entreprise cliente.
Cela permet un démarrage parfaitement maîtrisé et calibré, dans les meilleurs délais et, surtout, au meilleur tarif.
Tout est fait pour booster au plus vite votre business grâce à Incubatis Premium.